En vue de créer un produit ou un service, une entreprise nécessite de l’approvisionnement. Par définition, il s’agit d’un ensemble de tâches à la fois administratives, logistiques, comptables, etc. desquelles les profits d’une entreprise dépendent étroitement. Plusieurs paramètres sont en effet associés aux actions liées à l’approvisionnement, à savoir : des volumes définis, des conditions spécifiques, des délais… Il est ainsi impératif d’avoir une ou des méthodes afin de gérer efficacement son approvisionnement. Les risques à encourir sont divers et les conséquences d’une mauvaise gestion d’un tel besoin peuvent être lourdes. Pour parer à tout cela et dans le but d’assurer le bon déroulement de votre activité, vous devrez connaître quelques astuces.
Choisir une technique d’approvisionnement en fonction de son secteur d’activité
Avant tout, sachez que votre domaine d’activité influe en premier sur votre solution de gestion d’approvisionnement. Par exemple, si vous avez des produits qui ne se périment pas, vous avez plus de choix pour la gestion d’approvisionnement qu’avec ceux qui peuvent être expirés. À titre d’illustration, les vêtements n’ont pas les mêmes besoins que les confitures. Dans l’ensemble, vous pouvez toujours choisir entre les trois solutions d’approvisionnement B2B ou B2C suivantes. La première est le FIFO ou First In, First Out en anglais. Elle permet de prévoir la sortie des produits qui ont été introduits en premier. La deuxième est le LIFO ou Last In, First Out. Comme son nom l’indique, elle planifie la sortie en premier des produits entrés en dernier. La dernière est le FEFO ou First Expired, First Out qui consiste à prendre en compte les dates d’expiration afin d’organiser les stocks qui doivent sortir. Aujourd’hui, grâce à une plateforme d’approvisionnement électronique, le suivi de tous les types de produits est facilité. Avec le système d’e-procurement, la gestion sera encore plus simplifiée et notamment optimisée.
Comprendre ses besoins en matière d’approvisionnement
Une fois que vous aurez pris connaissance des techniques correspondant à votre secteur d’activité, il est temps de passer à l’analyse de vos besoins. En d’autres termes, vous aurez à adapter la méthode de gestion d’approvisionnement sélectionnée au cas de votre entreprise. À titre d’exemple, si vous disposez des produits qui sont difficiles à entreposer ou à conserver, il faudra opter pour un système JAT ou Juste À Temps. Avec cette solution, votre entreprise n’approvisionne que lorsqu’il y a des demandes à traiter. D’ailleurs, une telle démarche possède des avantages tels qu’une réduction de stock. En revanche, le JAT n’autorise pas l’anticipation des nécessités. Dans le cas où il y a une possibilité d’anticiper les commandes, l’idéal est de s’orienter vers une méthode de gestion comme le Kanban. Dans cette optique, vous créez un niveau de stock minimum de manière à satisfaire les consommateurs en cas d’imprévu. L’analyse de vos besoins doit également conduire à des profils de fournisseurs bien déterminés. Il vaut mieux toujours privilégier un approvisionnement B2B afin de satisfaire toutes vos exigences.
Ne pas oublier un élément dans l’approvisionnement
L’approvisionnement ne concerne pas seulement les matières premières nécessaires aux fabrications de vos produits. Il y a également d’autres composants à considérer comme les pièces de rechange pour votre machine de production, par exemple. En effet, tout cela contribue au fonctionnement optimal de votre entreprise. Ainsi, pour pallier les éventuels arrêts de production, l’approvisionnement B2B a toute son importance. Dans la filière, il existe des systèmes de gestion d’approvisionnement spécifiques comme le MRP ou Management de Ressources de Production. Évidemment, vous pouvez aussi profiter d’une plateforme d’approvisionnement pour visualiser vos besoins dans ce sens à tout moment. Il s’agit d’un outil qui va réunir en une seule adresse tous vos besoins en matière d’approvisionnement et d’e-procurement. Il y a même la possibilité de personnaliser les fonctions selon que vous souhaitez consulter le chiffre d’affaires réalisé par rapport à un dispositif de gestion d’approvisionnement, par exemple. Il en est pareil concernant les détails comme le type d’emballage exigé pour un produit ou encore le mode de transport le plus convenable.
Se baser sur les expériences d’approvisionnement des années précédentes
Dans une entreprise, tout ne va pas toujours bien. Souvent, il faut du temps afin de découvrir la meilleure gestion d’approvisionnement pour son activité. Néanmoins, vous devrez savoir exploiter les expériences des mois ou des années passés. Il faudra vous référer notamment aux défaillances dans votre solution d’approvisionnement pour éviter qu’elles se répètent. Les spécialistes parlent de méthode empirique afin de dégager des conclusions sur des décisions qui ont été prises auparavant ainsi que leurs répercussions. Par la même occasion, vous devez procéder à l’optimisation de votre système en vous tournant vers une plateforme d’approvisionnement électronique, par exemple. Votre méthode d’approvisionnement B2B devra être complétée par une analyse concurrentielle. Il est aussi possible que vous tiriez des leçons de vos concurrents, que ce soit leur succès ou leur échec. Il s’agit ici du benchmarking. Sachez aussi qu’une plateforme d’approvisionnement va vous fournir en même temps des indicateurs de performance pour la solution d’approvisionnement choisie.